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Qu’est-ce que le groupe dans Excel?
Le «Groupe» est un outil Excel qui regroupe au moins deux lignes ou colonnes. Avec le regroupement, l’utilisateur a la possibilité de réduire et de maximiser les données groupées. Les lignes ou colonnes du groupe se réduisent lors de la réduction et se développent lors de la maximisation. L’option «groupe» est disponible dans la section «aperçu» de l’onglet Données.
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Par exemple:
La source: Grouper dans Excel (wallstreetmojo.com)
Comment regrouper des données dans Excel?
Prenons quelques exemples.
Contour automatique avec sous-totaux successifs
La feuille Excel composée du nom du pays, du produit, des unités vendues, du prix, ventes brutes, COGS, et le profit est montré dans l’image suivante. Pour rendre les données précises, nous pouvons soit regrouper les pays en un seul, soit regrouper les produits en catégories.
Allons-y avec la première approche et encadrons les pays.
Les étapes de création d’un plan automatique avec les sous-totaux suivants sont répertoriées comme suit:
- Étape 1: Dans une feuille Excel, entrez les données comme indiqué dans l’image suivante.
- Étape 2: Pour chaque pays, ajoutez des sous-totaux manuellement, comme indiqué dans l’image suivante.
- Étape 3: Placez le curseur à l’intérieur du tableau. Cliquez sur « contour automatique » dans « groupe » sous l’onglet Données.
- Étape 4: Cliquez sur «contour automatique» pour regrouper la plage incluse dans le total par pays.
- Étape 5: Cliquez sur le signe plus (+) pour masquer les sous-éléments de chaque pays. Le résumé consolidé de chaque pays peut être vu, comme le montre l’image suivante.
Contour automatique avec sous-totaux précédents
Dans la méthode précédente, les totaux étaient ajoutés à la fin de chaque pays. Ajoutons les totaux avant les données d’un pays particulier.
Les étapes de regroupement des données avec les totaux précédents sont répertoriées comme suit:
- Étape 1: Cliquez sur le lanceur de boîte de dialogue sous la section «aperçu» de l’onglet Données.
- Étape 2: La boîte de dialogue, comme illustré dans l’image suivante, apparaît. Décochez la case « Lignes récapitulatives sous les détails ». Cliquez sur «créer» pour terminer le processus.
- Étape 3: Les boutons de groupe apparaissent en haut.
L’effondrement et l’expansion des données groupées
À tout moment, le groupe peut être réduit et développé. Dans le coin supérieur gauche, deux chiffres suivent le boîte de nom. Les chiffres «1» et «2» apparaissent dans les cases.
Cliquez sur «1» pour afficher le résumé du groupe, comme le montre l’image suivante.
Cliquer sur «2» agrandit le tableau et révèle la séparation du groupe, comme le montre l’image suivante.
Regroupement manuel
Les exemples précédents utilisent le formules Excel de base et groupez automatiquement. Une autre méthode consiste à grouper manuellement.
Les étapes du regroupement manuel sont répertoriées comme suit:
- Étape 1: Sélectionnez la plage (par ligne) à grouper. Pour grouper le Canada, sélectionnez la plage jusqu’à la ligne 14, comme indiqué dans l’image suivante.
- Étape 2: Cliquez sur «groupe» sous l’onglet Données.
- Étape 3: Une boîte de dialogue apparaît, comme illustré dans l’image suivante. Puisque nous regroupons les données par ligne, sélectionnez « lignes » option.
Alternativement, le Raccourci Excel «Maj + Alt + Flèche droite» regroupe les cellules sélectionnées des données.
- Étape 4: Les lignes du Canada sont regroupées, comme le montre l’image suivante.
Le processus de regroupement manuel doit également être répété pour les autres pays. Les données de chaque pays doivent être sélectionnées avant le regroupement.
Noter: Les données ne doivent contenir aucune ligne masquée lors du regroupement manuel.
Sous-totaux automatiques
Dans les exemples précédents, les sous-totaux ont été ajoutés manuellement. Alternativement, des sous-totaux automatiques peuvent être ajoutés.
Les étapes pour ajouter automatiquement des sous-totaux sont répertoriées comme suit:
- Étape 1: Supprimez tous les sous-totaux ajoutés manuellement.
- Étape 2: Cliquez sur «sous-total» sous l’onglet Données.
- Étape 3: Une boîte de dialogue apparaît, comme illustré dans l’image suivante.
- Étape 4: Sélectionnez la base sur laquelle les sous-totaux doivent être ajoutés. Dans la case «à chaque changement», sélectionnez «pays» comme base.
- Étape 5: Étant donné que les totaux sont obligatoires, sélectionnez «somme» sous «utiliser la fonction».
Noter: L’utilisateur peut sélectionner différentes fonctions comme somme, moyenne, min, max, etc., dans le « total » boite de dialogue.
- Étape 6: Pour totaliser les colonnes, sélectionnez-les sous « Ajouter un sous-total à ». Cochez les cases « unités vendues », « Prix unitaire, « » Ventes brutes « , » COGS « et » profit « . Cliquez sur OK. »
- Étape 7: Les sous-totaux et les groupes apparaissent, comme illustré dans l’image suivante.
Questions fréquemment posées
Le «groupe» dans Excel est un outil qui aide à rassembler des données similaires. Il offre une vue organisée, compacte et lisible pour le lecteur. Pour le regroupement, la feuille de calcul doit contenir des en-têtes et des sous-totaux pour chaque colonne et ligne respectivement. De plus, il ne doit pas y avoir de cellules vides dans les données à regrouper.
Les groupes dans Excel sont utilisés pour créer des modèles financiers. Étant donné que les groupes fournissent des options de réduction et de maximisation, ils sont utilisés pour masquer les calculs inutiles.
Les données sont regroupées et dissociées pour les raisons suivantes:
• Le regroupement permet de lire les données détaillées et complexes. Le dégroupage supprime le regroupement des lignes et des colonnes, aidant ainsi l’utilisateur à revenir à la vue initiale des données.
• Avec le regroupement, il est possible de consulter les sections de données requises de la feuille de calcul. Le dégroupage permet de consulter toutes les données de la feuille de calcul en une seule fois.
Noter: Le raccourci de regroupement est «Maj + Alt + Flèche droite» et le raccourci de dégroupage est «Maj + Alt + Flèche gauche».
Le dégroupage des données fonctionne comme suit:
• Pour dissocier toutes les données, effacez le contour. Cliquez sur «effacer le contour» sous la flèche «dissocier» (section «contour» de l’onglet Données).
• Pour dissocier des données particulières, sélectionnez les lignes à dissocier. Dans la zone de dissociation, sélectionnez l’option « lignes » et cliquez sur « OK ». Vous pouvez également appuyer sur le raccourci «Maj + Alt + Flèche gauche».
Noter: Le dégroupage ne supprime aucune donnée. Si le contour est supprimé, il ne peut pas être annulé avec « Ctrl + Z ».
- Le «groupe» est un outil Excel qui regroupe au moins deux lignes ou colonnes.
- Les données groupées peuvent être réduites ou développées en minimisant et en maximisant respectivement.
- Le raccourci Excel «Maj + Alt + Flèche droite» regroupe les données et «Maj + Alt + Flèche gauche» dissocie les données.
- L’option «Effacer le contour» supprime le regroupement de la feuille de calcul.
- Lors de l’utilisation de l’option de regroupement «contour automatique», les sous-totaux peuvent précéder ou succéder aux données groupées.
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